Akten und Dokumente türmen sich auf dem Schreibtisch und im Schrank. Etwas in diesem Papierberg zu finden, ist schwierig und kostet Zeit. Das Digital Office verbannt diese Mühen in die Vergangenheit. Die Basis für das papierlose Büro ist die richtige Hardware: ein Scangerät.
Wie ein Scanner beim Digitalisieren hilft
Als Hardware im Digital Office sollte ein Multifunktionsdrucker nicht fehlen. Im Gegensatz zu einem einfachen Bürodrucker kopiert und scannt er Dokumente. Insbesondere die Scanfunktion macht ihn zum unerlässlichen Helfer, um das Büro zu digitalisieren.
Indem ein Multifunktionsdrucker ein Dokument scannt, bringt er es in eine digitale Form. In dieser können die Mitarbeiter Akten, Verträge oder Rechnungen übersichtlich abspeichern und weiterverarbeiten.
Ein Datenmanagementsystem erkennt Dokumente und ordnet sie automatisiert Dateien und Ordnern zu. Das spart Zeit, die durch langwieriges Eintippen und Sortieren verloren geht. Abhängig von der verwendeten Software besteht zudem die Möglichkeit:
- Informationen aus gescannten Dokumenten automatisch zu extrahieren und strukturiert abzulegen,
- Papierrechnungen in verschiedene digitale Formate umzuwandeln und
- Dokumente in elektronischer Form auf verschiedene Webserver oder Onlinedienste hochzuladen.
Mithilfe dieser Funktionen stellen sich Mitarbeiter im Digital Office einen digitalen Workflow zusammen. Mit diesem sparen sie Zeit, Aufwand sowie Papier- und Druckkosten.
Hardware im Digital Office – weitere Funktionen eines empfehlenswerten Bürodruckers
Ein Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion bildet das Fundament des papierlosen Büros. Sinnvolle Funktionen des Geräts sind neben dem Scannen:
- das Drucken in Schwarz-Weiß und in Farbe,
- das Drucken im A4- und A3-Format,
- eine Druckgeschwindigkeit von mindestens 25 Seiten pro Minute,
- das Kopieren von Dokumenten und
- das Faxen.
Multifunktionsdrucker kommen mit einer Fax-Software als Fax-Ersatz infrage. Die Voraussetzung: eine IPTAM-Box. Diese ermöglicht es ebenfalls, Faxe zu empfangen.
Die eingehenden Nachrichten wandelt das integrierte Datenmanagementsystem automatisch ins PDF-Format um. Fax-Ausdrucke auf Papier gehören damit der Vergangenheit an.
Fazit: Ein Scanner ist die Basis des papierlosen Büros
Die Hardware im Digital Office beschränkt sich auf die Arbeitscomputer und mindestens einen Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion. Mit einer Dokumentenmanagementsoftware erstellen die Büromitarbeiter digitale Workflows, um digitalisierte Dokumente zu speichern, zuzuordnen und weiter zu bearbeiten.